Mais colaboração e produtividade na PHD Engenharia

Aplicando as melhores práticas e softwares do mercado, a PHD Engenharia surgiu em Minas Gerais como uma empresa de prestação de serviços de assessoria em gerenciamento e planejamento de obras, concentrando suas ações, sobretudo, na montagem industrial e na construção civil. Seu diferencial está na metodologia própria de gestão, desenvolvida com base na experiência de seus líderes e pela relação de parceria construída com o cliente. 

Buscando levar mais inovações aos projetos que opera, a companhia passou a fornecer mão de obra qualificada de profissionais de planejamento, , consultoria de gestão e formar equipes para o gerenciamento de projetos, além de se diferenciar pela maneira de gerir as obras dos seus clientes. Uma de suas principais características consiste no fato de ser uma empresa remota por excelência. Grande parte de seus colaboradores atuam alocados em diferentes cidades, realizando trabalho dentro das obras, na sede da empresa ou híbrido.  

Em função disso, a distribuição de informação nos diversos canais de comunicação da empresa sempre foi um grande desafio. Antes, a atualização dos dados dependia do envio de relatórios por parte dos funcionários, que perdiam tempo relevante na composição desses documentos. 
 
Soluções que facilitam a colaboração 
 
Buscando por ferramentas que atendessem suas necessidades, a equipe da PHD Engenharia entrou em contato com a Lattine Group, empresa parceira da Microsoft. As melhores soluções encontradas foram duas: primeiro, tornar o Microsoft Teams como ferramenta oficial de comunicação; depois, criar um ambiente Sharepoint pensado exclusivamente na organização. 

Uma vez definida a estratégia, a implantação foi bastante rápida. Em pouco tempo, foi possível perceber uma melhora substancial nas operações com um ambiente mais colaborativo. O diálogo entre o time se tornou mais rápido, aprimorando seu desempenho com a organização dos arquivos no Teams.  

No Sharepoint, a empresa passou a ter acesso a um ambiente virtual individualizado, com acesso estruturado à toda documentação de seus contratos e projetos em execução, como um repositório. 

Outra ferramenta que começou a ser utilizada foi o Power BI, dando acesso aos dashboards personalizados e proporcionando uma visão gráfica. Isso permitiu que os consultores se concentrassem totalmente nas obras das quais são responsáveis, sem precisarem criar uma série de documentos.  

Ganho em tempo, produtividade e economia  

Um dos principais resultados obtidos foi que, agora, todos os documentos técnicos estão estruturados dentro de equipes no Microsoft Teams, criadas para cada projeto, gerando um ganho em tempo e produtividade.  

Com o uso do Planner, houve ainda uma redução de 75% no tempo da reunião semanal. O acompanhamento das tarefas é feito ao longo da semana nos cards das atividades, sendo possível focar apenas nas discussões estratégicas dos problemas.  

O Power BI, por sua vez, proporcionou ainda mais agilidade na produção dos relatórios semanais, dado que a equipe gera o link com os arquivos utilizados no dia a dia, e as informações são atualizadas automaticamente no Dashboard da aplicação, compartilhando com o cliente de maneira instantânea essa documentação.  

Esses ganhos de produtividade são refletidos em redução de custo, pois é possível produzir mais com menos pessoas, o que faz o faturamento da empresa crescer. Além disso, as operações passam mais transparência, segurança e credibilidade para os clientes.  

Após a chegada das soluções da Microsoft, a PHD Engenharia percebeu um aumento de 175% no número de novos projetos, em comparação ao período anterior 

Planos para o futuro  

Neste momento, a aposta consiste na capacitação de alguns colaboradores da companhia para que transmitam o conhecimento adquirido entre os demais membros da equipe, sendo assim possível replicar essa estrutura digital nos próximos projetos.   

A próxima etapa é avançar no desenvolvimento e uso de plataformas mais robustas, como o Microsoft Azure e o Power Apps, para também automatizar muitos dos processos internos. Tudo isso irá ajudar a PHD Engenharia a proporcionar experiências cada vez mais imersivas para os seus clientes.